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          原始憑證審核中存在的主要問題

           中文摘要

          原始憑證管理水平的高低會直接影響會計信息的質量高低,會進而影響到企業財務管理水平以及領導的財務決策情況。因此,加強原始憑證管理,對企業來說尤為重要,而原始憑證的審核和填制就是原始憑證管理的重要內容。鑒于目前制服購公司在原始憑證的審核和填制方面還存在或多或少的問題,本文以制服購公司為例,分析其原始憑證審核和填制存在的問題,并結合公司的實際,提出幾點針對性的對策,包括提高原始憑證的真實性、加強對原始憑證審核、規范填制原始憑證等,希望可以促進公司會計憑證管理水平的提升,確保公司財務管理的有效性。

           關鍵詞:原始憑證;填制;審核

           1緒論

            1.1引言

          隨著現代信息技術的高速發展,傳統的會計核算程序在一定程度上發生了很大改變。傳統的繁瑣業務流程被重新整合,只要向會計信息系統輸入記賬憑證,便可以自動進行會計的記賬、匯總、結賬、出報表等工作,對于很多重復性業務。更是能夠自動完成,大大提高了會計核算的效率和準確性[1]。然而,隨著會計人員工作的簡化,編制正確的記賬憑證就顯得格外重要。記賬憑證是依據審核無誤的原始憑證,按照賬務核算要求,分類整理后編制的會計憑證,它是確定會計分錄,登記賬簿報表的依據。因此,對原始憑證各項內容的審核和填制規范就成為保證會計信息質量的前提條件。

           1.2制服購公司概況

          制服購是湖南古潮服裝有限公司官方網上商城,專業從事工作服、校服的定制與批發業務,生產基地“尚藍雅服裝廠”,位于湖南知名的服裝工業城市株洲市,擁有各類專業服裝加工生產設備100多臺,技術工人100多名,日生產各類服裝600-800多套,擁有自己的設計師團隊,柄承簡約實用的風格設計理念,讓每一款服裝都經得起時間的考驗?!爸品彙本W上商城是湖南古潮服裝有限公司于2012年推出的網上直批平臺,自行設計生產的多個款式作為企業核心競爭產品,以批量生產,現貨庫存,全國批發的形式推向終端企業客戶和地區服務商,同時與國內多家服裝鞋帽生產企業合作,讓客戶得到多元化、更豐富的產品選擇與一站式采購批發體驗。

           2原始憑證的相關理論概述

            2.1原始憑證的內涵

          原始憑證又稱單據,是在經濟業務發生或完成時取得或填制的,用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的文字憑據。它不僅能用來記錄經濟業務發生或完成情況,還可以明確經濟責任,是進行會計核算工作的原始資料和重要依據,是會計資料中最具有法律效力的一種文件[3]。工作令號、購銷合同、購料申請單等不能證明經濟業務發生或完成情況的各種單證不能作為原始憑證并據以記賬。

          1.原始憑證名稱;

          2.填制憑證的日期和編號;

          3.填制憑證單位名稱或者填制人姓名;

          4.對外憑證要有接受憑證單位的名稱;

          5.經濟業務所涉及的數量、計量單位、單價和金額;

          6.經濟業務的內容摘要;

          7.經辦業務部門或人員的簽章。

           2.2原始憑證的分類

            2.2.1按照來源不同分類

          按照來源,原始憑證可分為如下幾種類型:

          (1)外來原始憑證,是指在同外單位發生經濟往來事項時,從外單位取得的憑證。如發票、飛機和火車的票據、銀行收付款通知單、企業購買商品、材料時,從供貨單位取得的發貨票等。

          (2)自制原始憑證,是指在經濟業務事項發生或完成時,由本單位內部經辦部門或人員填制的憑證。如收料單、領料單、開工單、成本計算單、出庫單等。

          自制原始憑證按填制手續及內容的不同,又可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證[3]。

          (1)一次憑證:一次憑證是指只反映一項經濟業務或同時記錄若干項同類性質經濟業務的原始憑證,其填制手續是一次完成的。如各種外來原始憑證都是一次憑證;企業有關部門領用材料的“領料單”、職工“借款單”。購進材料“入庫單”以及根據賬簿記錄和經濟業務的需要而編制的記賬憑證。

          (2)累計憑證:累記憑證是指在一定時期內(一般以一月為限)連續發生的同類經濟業務的自制原始憑證,其填制手續是隨著經濟業務事項的發生而分次進行的。

          (3)匯總憑證:匯總原始憑證是指根據一定時期內反映相同經濟業務的多張原始憑證,匯總編制而成的自制原始憑證,以集中反映某項經濟業務總括發生情況。匯總原始憑證既可以以簡化會計核算工作,又便于進行經濟業務的分析比較。

           2.2.2按照格式不同分類

          按照格式的不同,原始憑證可分為如下幾種類型:

          (1)通用憑證:由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。

          (2)專用憑證:由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。

          3制服購公司在原始憑證填制和審核中出現的問題

            3.1原始憑證失真

          作為一個自己制作自己出售的小型企業,制服購的會計核算方法基礎薄弱。制度建設不能與時俱進,隨著我國社會主義市場經濟的建立和發展,有不少財務報銷制度的規定嚴重滯后。導致在財務工作中,常常會遇到合法不合理或者合理不合法的報銷事項。從報銷范圍看,制服購一些非支不可的開支卻不能列支,可以列支的又不一定全部顯得那么必要,財務報銷制度建設滯后,不能及時適應新的經濟形勢而對有些報銷事件的范圍或者標準予以修改或者調整。會計核算方法不合理的一個突出表現就是“事后監督”[4]。制服購公司財務人員很難去對各項業務進行過程控制,也就是很難對經紀業務發生的過程進行監督,比如簽訂合同的過程,原材料的購進、驗收、領用各環節的工作,因為各種原因,財務人員不可能去觀察、監督,所以絕大多數的經濟業務只能是“木已成舟”后再行“售后監督”之職。發票的報銷范圍隨意擴大,公私不分,私費公報。

          3.2原始憑證審核中存在的主要問題

            3.2.1虛假發票

          合法的正式發票是指由國家財政、稅務機關監制的或國家認定的其他相關部門印制的專業發票。各類發票都有其制定的用途和使用范圍,不可套用、串用。但在制服購公司中,卻存在虛假發票等問題。這主要是因為發票本身是假的,不是由國家財政、稅務機關監制或者國家認定的其他相關部門印制的專業發票。公司利用這種發票可能是為了逃稅漏稅、編造報銷款項便利而使用的虛假書面證明文件。對這種憑證審核不嚴,會給國家稅收、財政造成很大損失[5。

          另一種形式是發票本身是真的,但經濟業務是虛構的、經濟業務事實是偽造的,即真票虛開,如用餐飲發票報銷勞務費用、用辦公用品發票報銷招待費用等;或者發票是真的,經濟業務也是真的,但是開票方不是從稅務機關領購的發票,也屬于虛假發票,如非法借用發票,開票單位借用其他單位的發票,表現為發票領取人與發票蓋章人不一致。另外開票單位開具作廢發票、過期發票、開具的發票聯和存根聯金額不一致的發票、開具發票內容超出自身經營范圍的發票等都屬于虛假發票。財務人員應對發票進行仔細審核,不能對虛假發票據以辦理報銷業務。

           3.2.2虛構經濟業務

          在實務操作中,虛構經濟業務的情況也時有發生。對于票樣相同、金額較大、出具單位相同的發票,以及存在連號的發票要進行重點分析鑒別。另外可通過核查出具超出單位經營業務范圍或受票單位業務項目無關的情況。制服購公司時常會出現用餐飲發票報銷勞務費用,水果發票開具辦公用品等類虛構經濟業務。

          3.2.3票據管理存在問題

          由于各地行政事業收費收據的版本不統一、尺度也不盡相同,因此,實際業務中就出現了種類繁多、格式各異的多種票據。在依據管轄范圍不同劃分的國稅管轄發票、地稅管轄發票中有又區分工業、商業等不同行業發票,它們的格式都不盡相同,還有定額于非定額之分。這些就給制服購公司的票據管理帶來了困難,公司沒有建立健全的票據管理制度,從而導致會計憑證管理的不規范、責任不明確。雖然公司有專門的會計憑證存儲室,由公司指定專人指定管理檔案,但公司財務部門保存了自己的記賬憑證,沒有轉移到備案室,很容易發生會計憑證丟失的問題,導致很多事情成了遺留問題,不能很好地解決[6]。

          3.3原始憑證填寫不規范

          制服購公司對于原始憑證的填寫不規范主要體現在以下幾個方面。首先,基本要素的填寫不完整,不規范。比如原始票據中無物品名稱、無單價、無明細,只有金額或應稅項目名稱寫的過于概括,不能反映真實的交易業務,如應稅名稱寫“貨物”、“配件”等,沒有明確標明所購買的物品。其次,一些原始憑證還存在打印不清楚、單位名稱錯填、隨意涂改、各發票聯沒有進行套寫等問題。作為財務人員,應嚴格審核、對于填制不符合規定的憑證堅決不予處理。對于多聯發票,有些直接用鋼筆或簽字筆填寫,未用復寫紙,就可能存在內容、金額在存根聯發票聯之間的不一致,進一步有可能存在偷稅漏稅等違法現象。對于這類發票通過觀察發票背面復寫穿透的印跡即進行辨別。

          4制服購公司原始憑證填制和審核的改進對策

            4.1提高原始憑證的真實性

          改進和完善財務報表,財務報銷制度是財務報銷工作的依據和標準,沒有財務報銷制度就無法照章辦事。因此,建立健全內部財務報銷制度是各單位搞好財務報銷工作的重要環節,應引起各單位領導的高度重視。實行逆向審批制度,即原始憑證先由會計機構負責人–會計主管對其真實性、合法性、完整性進行審核、確認,再由單位負責人或分管財務的領導簽批報銷[7]。這樣,會計人員可以發揮業務特長,從源頭上堵塞違規票據入賬,為領導簽批把好第一道關,變“事后監督”為“事前監督”,充分發揮會計的監督職能,提高辦事效率,規范會計基礎工作,切實保證會計資料的真實性、合法性和完整性。明確單位負責人的主體意識,提高管理人員經紀業務素質,清正廉潔。財務人員對票據進行審核時,需要嚴格按照財務人員相關操作法規及方法進行審核,對假發票、不符合規范要求的發票以及缺少相關附件證明文件的票據等一律不得入賬,確保原始憑證的準確性、真實性,使公司內部報銷流程更為合理、合法,讓報銷相關制度更易于工作的進一步開展。

          4.2加強對原始憑證審核

            4.2.1會計人員應不斷學習,提高會計憑證審查能力

          面對日益復雜的會計業務時,原始憑證的種類五花八門,這就要求會計人員擁有較好的個人素質和專業素養,會計人員對原始憑證的識別直接影響到會計信息的質量。因此,提高相關人員素質,是加強原始憑證審核的關鍵。首先,會計人員要不斷學習,尤其是會計憑證和票據方面的學習,通過自學來彌補自身知識結構在的問題。其次,制服購公司還應加強會計人員的素質培訓,這可以從如下幾方面來實現:一是不斷加強政策理論和業務知識的學習,增強政治素質和法律意識,提高識別各種違紀行為的能力;二是提高會計人員對新形式的適應能力。隨著現代化信息技術的發展,會計人員要通過學習掌握最新的計算機知識,利用現代化的技術和手段來為會計工作服務,搞好票據審核能力[8]。三是加強對原始票據的審核,如果審核結果不當、不準確那么就會帶來一系列問題。所以充分認識高質量的審核財務票據的作用,是奠定財務規范管理的基礎??傊?,制服購公司的會計人員在審核原始票據的過程中,要嚴格執行財務制度的相關規定,對每一張原始票據認真審核,分別從票據的合法性,要素的填寫等方面對其進行嚴格審核。對于有疑問的票據,應盡其所能對票據進行驗證,確保票據是真實經濟業務的載體,從而保證會計信息的真實,可靠。

           4.2.2健全制度,規范會計人員的行為

          制服購公司要盡量避免虛假會計原始憑證的產生,因為制服購公司的財務行為會受虛假的會計原始憑證會影響,造成會計報表數字不準確,會計信息不真實。而避免虛假會計原始憑證則需要制服購公司加大懲罰力度,強化會計人員審核原始憑證的力度,具體的措施至少包括以下三點。第一,制服購公司需要建立健全相關財務會計制度,根據我國的會計法和會計準則并結合消防制服購公司會計基礎工作規范制定相關的原始憑證審查方法,還可以請地方有關審計機構對此進行相應的修正和指導,確保制服購公司能夠從原始憑證的源頭做到事前積極防范[9]。第二,建立部門責任制,即對包括財務部門、審計部門以及其他出具原始憑證部門的相關領導對于簽字權要嚴格把關,簽字就意味對此原始憑證的真實性負責任,所以相關的部門簽字權應當對原始憑證的真實性、完整性有所約束。同時重視部門簽字權也意味著提高消防制服購公司各個部門人員的責任感,從而做到事中認真負責,為杜絕虛假會計原始憑證又提供了一道防線。第三,配合制服購公司內部外部做好會計原始憑證審核工作,可以對制服購公司的原始憑證進行定期或者不定期的監督檢查,嚴格對各個虛假會計憑證進行深入查詢,加大處罰力度,杜絕腐敗。同時,對于原始憑證虛假現象,要追究相關責任人,從而做到事后審核處理。

           4.2.3加強對票據的管理及查詢工作

          制服購公司應該加強原始憑證的管理力度,提高會計原始憑證的審核效率。加強會計原始憑證的審核力度應該從原始憑證時效上和規范管理入手。其一,對于已經過期或者不完整的原始憑證要及時做出處理,并且協同其他各個部門進行原始憑證的留底備用。其二對于原始憑證的管理,財務結算中心應當建立統一的計算機管理制度,同時律方手工備查登記表。雙管齊下的對金額重大、會計交易事項具有重要性的原始憑證進行登記管理[10]。如此就可以避免出現原始憑證的遺失以及因種類繁多而造成的原始憑證審核困難的現象發生。

          在票據的查詢方面,制服購公司可以開通和完善發票的查詢系統,以便實施發票的實時監督,對發票的管理也有很大的幫助。目前雖然有些省市已經開通了發票的真偽查詢系統,但由于沒有統一的系統域名等原因使得查詢系統不能發揮最佳的效率,因此就需要相關部門進行資源的整合,通過改進和完善查詢系統,使發票的辨別工作更加方便快捷。

          4.3規范填制原始憑證

          加強對會計憑證的審核后,就需要規范會計憑證的填制行為,對此,可以從如下幾方面來實現:一是真實記錄:原始憑證的填制,要由填制人或經辦人根據經濟業務的實際執行和完成情況填寫不得偽造、改造;二是書寫正確:文字摘要要簡練,數量、單價、金額計算要正確;各種憑證必須連續編號,以便考查;憑證如果已有預先編號的,在寫錯作廢時,應加蓋“作廢”戳記,并保存不得銷毀;書寫要符合規定。大小寫要按規定使用藍黑、碳素墨水,字跡要工整、清晰;各種原始憑證不能隨意涂改。應按正確方法更正。三是內容完整:原始憑證填制的內容必須完整、齊全。憑證的填制日期、經濟業務的內容、數量、金額都必須認真填寫,不得遺漏。經辦人員及有關單位、人員要簽名蓋章,做到手續完備。四是編制及時:各種原始憑證必須在經濟業務發生時及時填寫,并應按規定的程序及時送交財務部門,由財務部門加以審核并據以編制記賬憑證。

           結論

          原始憑證的審核和填制不僅是會計工作的起點,也是實施會計監督的重要環節,決定了企業會計信息的質量高低,還對企業領導人的決策有著重要的影響。但通過本文的分析發現,制服購公司在會計原始憑證的審核與填制方面還存在一定的問題,比如原始憑證失真、原始憑證審核存在問題以及原始憑證填寫不規范等問題,鑒于此,本文結合公司的實際提出了提高原始憑證的真實性、加強對原始憑證審核、規范填制原始憑證等對策,希望可以促進公司會計信息質量的提升。

           參考文獻

          [1]鄒勇燕.高職“原始憑證的填制與審核”信息化教學設計與實踐[J].中國鄉鎮企業會計,2015(9):272-273.

          [2]鄧亞麗.原始憑證填制與審核教學心得體會[J].職業,2016(17):92-93.

          [3]李光華.原始憑證審核要點[J].農村財務會計,2012(3):39-41.

          [4]趙鑫.會計原始憑證審核的重要性[J].農民致富之友,2016(15):173-173.

          [5]劉子平.淺議原始憑證審核[J].財會通訊,2012(19):115-116.

          [6]孟憲鋒.論原始始憑證的填制要求及審核中存在的問題與對策[J].中國科技投資,2014(A06):432-432.

          [7]張裕輝,葛孫健.淺議原始憑證的審查與處理[J].中國工會財會,2017(8).

          [8]劉玉艷.試述原始憑證審核存在的問題及建議[J].現代商業,2015(11):202-203.

          [9]周才鳳.原始憑證要填寫清楚[J].財會通訊,2014(5):55.

          [10]張緒武.要加強原始憑證的填制和管理[J].財會月刊,2016(10):40.

          致謝

          本論文在寫作過程,自始至終都得到我的導師尹麗娟的悉心指導,從論文的選題、資料的查詢、論文的結構以及一些細節問題等,導師都提出了寶貴的意見和建議。導師為人師表的作風,對事業嚴謹的態度和無私奉獻的精神,給我留下了深刻的印象,并將是我受益終身。

          感謝湖南有色金屬職業技術學院給了我這次學習的機會,感謝論文中所列參考文獻的諸位作者,他們的科研成果為我的設計奠定了基礎。同時也要感謝的家人,在我的在職學習和論文寫作期間給予了充分的鼓勵和支持。

          最后誠摯的感謝在百忙之中評閱論文的諸位老師。

          原始憑證審核中存在的主要問題

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